Quand votre “to do list” est incroyablement longue

Ces derniers temps, j‘ai discuté avec plusieurs personnes qui sont écrasés sous des “to do lists” longues comme le bras. Ils ne sont pas seuls dans ce cas — Je peux en attester et beaucoup de gens ont ce problème.
Si nous sommes plutôt organisés, notre “to do list” contient tout ce que nous pourrions vouloir faire et elle ne cesse de s’allonger.
Il est tout de même à noter que la plupart des gens ne mettent pas tout sur leur liste et les tâches sont réparties via différents systèmes. Dans des boîtes de réception, sur des applications de messagerie, dans les onglets d’un navigateur Internet, sur des bouts de papier, et dans leur tête.
Dans tous les cas, cela devient finalement si oppressant que beaucoup de gens abandonnent, quel que soit le système qu’ils utilisaient, et recommencent avec un nouveau système parce que le système précédent ne fonctionnerait pas. En vérité, ils n’ont simplement pas trouvé le moyen de gérer ce trop-plein.
Alors, que pouvons-nous faire ?
Quelques éléments clés.

Identifier clairement les priorités

Appelons cela l’étape 0 — si vous avez déjà clairement identifié ce qui compte pour vous, vous êtes bien partis.
Mais pensez à ceci : si vous ne savez pas ce qui compte vraiment pour vous, comment pouvez-vous vous concentrer sur quoi que ce soit ? Tout vous semblera urgent et important, et vous vous disperserez dans tous les sens.
Si vous savez ce qui est le plus important, vous pouvez vous concentrer dessus. Le reste peut attendre. C’est comme si vous êtes médecin dans un hôpital et qu’une personne nécessite une chirurgie cardiaque vitale pendant que cent autres ont des entorses de la cheville. Vous vous concentrerez sur l’opération du cœur et laisserez les entorses de la cheville patienter quelques minutes.
Identifiez clairement ce qui compte vraiment pour vous. Faites une liste. Indiquez pourquoi telle tâche ou telle autre est vraiment prioritaire. Cela vaut la peine d’y consacrer une demi-heure.
Identifiez clairement ce qui est important cette semaine. Et ce sur quoi vous devez vous concentrer aujourd’hui.
En étant clair sur ce qui est important et sur ce sur quoi vous devez vous concentrer, vous serez beaucoup plus efficace qu’en passant constamment d’une activité à l’autre en « mode pompier ».

Changez votre relation aux tâches

Pensez à votre liste de tâches maintenant — est-elle stressante ? C’est un signe que ces tâches sont pour vous des fardeaux, des sources de stress, ou possiblement des choses qui accableront les autres, qui les feront se sentir stupides ou en situation d’échec. Ou peut-être tout cela à la fois.
J’ai souvent une relation à mes tâches du type, « Si je n’effectue pas cette tâche, je serai défaillant et je laisserai tomber les autres ». Si ma liste de tâches est remplie de ces sources d’échecs potentiels … elle sera évidemment stressante !
Quelle est votre relation aux tâches ?
Pouvez-vous créer une relation plus valorisante ?
Quelques exemples :
• Je suis totalement engagé dans l’accomplissement de cette tâche parce qu’elle est extraordinairement importante pour moi. Je vais donc libérer 30 minutes aujourd’hui pour m’y consacrer complètement.
• Cette tâche est une opportunité pour moi d’aider une personne à qui je tiens profondément, avec amour.
• Ces tâches sont des terrains d’expérimentation pour la pratique de la présence, la dévotion, l’acceptation de l’incertitude.
• Ces tâches constituent une aventure ! L’exploration d’un nouveau terrain, un espace pour apprendre, un moyen de grandir, de découvrir, de créer et d’être curieux.
• Cette tâche est un super terrain de jeu qui m’offre plein de moyens de m’amuser aujourd’hui !
Ce sont des exemples de ma vie, votre rapport aux tâches peut être différent — quelle relation positive aimeriez-vous avoir avec vos tâches ?
Trouvez-la et nourrissez-la quotidiennement.

Une liste réduite

Je trouve utile d’avoir une longue liste de tâches regroupées par catégories (professionnel, personnel, finances, etc.) et par projet, si cela est pertinent. Mais les tâches de cette longue liste ne peuvent pas toutes être effectuées le même jour.
Je crée donc une liste réduite comprenant uniquement ce que je vais faire dans la journée. Je l’appelle “Liste des réjouissances de la journée”. J’essaie de faire en sorte qu’elle n’excède pas 5 ou 6 tâches, même si je suis souvent tenté d’inclure trop de tâches par rapport au temps dont je dispose. 🙂
Si j’ai des réunions, je les inclus dans la liste, et plus j’ai de réunions, moins j’ajoute d’autres tâches sur la liste.
Quelles sont les tâches qui doivent être faites aujourd’hui ?
Quelles sont les tâches qui seraient vraiment stimulantes pendant cette journée ?
Concentrez-vous sur celles-là. Le reste peut venir plus tard.

Concentration totale

Avec une liste réduite de tâches hautement prioritaires et un rapport positif à ces tâches … le monde vous appartient !
Je dirais pour finir qu’il faut se concentrer sur une chose à la fois. Si vous arrivez à mettre cela en pratique de façon régulière, la sensation d’être débordé par les événements s’estompera.
Ce qu’il ne faut pas faire, c’est de constamment passer d’une tâche à l’autre. Répondre à ses e-mails rapidement, puis travailler sur une tâche pendant 30 secondes, puis aller consulter ses sites favoris et ses messages, etc.
Il faut se consacrer pleinement à un sujet important, et ne pas s’éparpiller. N’avoir que sa tâche du moment à l’esprit. Identifiez cette envie pressante de passer à autre chose, respirez, puis concentrez-vous à nouveau sur votre tâche.
Faites-en votre univers. Soyez heureux d’avoir à effectuer cette tâche, d’avoir cette opportunité d’aider ceux à qui vous tenez, cette opportunité de vous amuser et d’assouvir votre curiosité, cette opportunité d’apprendre et d’en retirer de la joie et du plaisir.
Avec ces éléments en tête, comment allez-vous gérer votre “to do list” incroyablement longue ?

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